Welchen Bedarf deckt ein Firmentelefonbuch ab?
Vielleicht müssen Sie die Einkaufsleitung erreichen, um eine Kundenfrage zu beantworten, das Lagerteam für eine Lieferung kontaktieren oder die Personalabteilung wegen eines Mitarbeiterthemas ansprechen. Wenn Telefonnummern in verschiedenen Listen liegen, suchen Sie zuerst die richtige Liste und danach die richtige Person. Ändert sich die Aufgabe eines Mitarbeitenden, kann ein alter Eintrag Sie an die falsche Abteilung führen.
In einem internen Firmentelefonbuch werden Personen- und Organisationsinformationen gemeinsam geführt. Neben der Suche nach Namen sehen Sie auch, in welchem Bereich und in welcher Funktion eine Person arbeitet. Dass Personen- und Abteilungsdaten in Rehberin an einer Stelle zusammenkommen, hilft auch neuen Mitarbeitenden, ihre Teams schneller kennenzulernen.
Welche Informationen sollte ein Mitarbeiterverzeichnis enthalten?
Der erste Schritt besteht nicht darin, möglichst viele Felder anzulegen, sondern die im Alltag wirklich benötigten Kommunikationsdaten sauber zu bestimmen. Für Ihr Unternehmen können Sie einen gemeinsamen Standard für Einträge definieren:
- Vor- und Nachname: Der Name, unter dem Mitarbeitende im Unternehmen bekannt sind.
- Abteilung und Funktion: Position und Verantwortung der Person in der Organisation.
- Geschäftstelefon und E-Mail: Aktuelle Kanäle für die Unternehmenskommunikation.
- Gruppen- oder Bereichsinformation: Eine Ordnung, die zusammengehörige Teams auffindbar macht.
Welche Informationen wem angezeigt und von wem gepflegt werden, sollte als Teil der Einrichtung des Verzeichnisses geklärt werden. Legen Sie den Freigabeumfang Ihres Unternehmens fest, bevor persönliche Kontaktdaten breit sichtbar werden.
Der Unterschied zwischen Kontaktliste und Mitarbeiterverzeichnis
| Bedarf | Verteilte Kontaktlisten | Zentrales Mitarbeiterverzeichnis |
|---|---|---|
| Person finden | Suche über Dateien oder persönliche Einträge | Person, Funktion und Abteilung gemeinsam bewerten |
| Informationsänderung | Mehrere Kopien einzeln aktualisieren | Zentraler Datensatz und definierter Pflegeprozess |
| Externe Weitergabe | Kontaktdaten erneut schreiben | Über eine digitale Visitenkarte teilen |
Wie passen Sie Rehberin an Ihr Unternehmen an?
Klären Sie zuerst, wo Personendaten heute gepflegt werden. Wenn Personalstammdaten, ein ERP-System oder ein Verzeichnisdienst genutzt werden, sollte festgelegt werden, welche Quelle maßgeblich ist. Ebenso wichtig ist, wie unterschiedliche Einträge derselben Person zusammengeführt werden und wer für Funktionswechsel verantwortlich ist.
Testen Sie anschließend in einem kleinen Team die Suche, die Aktualisierung von Einträgen und das Teilen von Visitenkarten. Kontaktsynchronisierung und Fernaktualisierung sowie die Integration bestehender Systeme unterstützen diesen Ablauf. Verbindungsmethode und Umfang werden anhand Ihrer Systeme bewertet.
Je nach Größe können Sie auch die Einsatzszenarien für ein KMU Mitarbeiterverzeichnis oder ein Mitarbeiterverzeichnis für Produktion und Industrie prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Ist das Mitarbeiterverzeichnis ein öffentliches Firmenverzeichnis?
Nein. Das hier beschriebene Mitarbeiterverzeichnis ist ein internes Verzeichnis für Mitarbeitende und Abteilungen eines Unternehmens. Es ist kein öffentliches Firmenverzeichnis für Werbung oder Unternehmenslistings.
Können wir unsere bestehende Mitarbeiterliste verwenden?
Die Quelle, Felder und Aktualität der bestehenden Daten werden geprüft; danach wird eine passende Übernahme- oder Integrationsmethode bestimmt. Das verwendete System können Sie im Demogespräch nennen.